Hệ thống Kanban là gì? Kanban được ứng dụng trong việc quản lý công việc và quản lý dự án như thế nào? Kanban sẽ giúp gì cho doanh nghiệp bạn để tối ưu hóa việc quản lý doanh nghiệp. Bài viết dưới đây sẽ giải đáp mọi thắc mắc cho bạn về hệ thống Kanban này, giúp bạn có thêm kiến thức về cách thức quản lý hiệu quả này nhé.

he-thong-kanban-la-gi

Hệ thống Kanban là gì?

Khái niệm hệ thống Kanban

Hệ thống Kanban được sử dụng như một công cụ để hình dung các công việc mà một bộ phận cần phải hoàn thành nhằm tối đa hóa hiệu quả khi nhiều công việc xảy ra cùng một lúc. Một cách dễ dàng là sử dụng bảng trắng và dán giấy màu ở dưới cùng để giải thích và quản lý quá trình làm việc của bạn. Về ứng dụng sản xuất, Kanban là một công cụ hiệu quả để kiểm soát chặt chẽ dây chuyền sản xuất, màu sắc hiển thị cho phép bạn chỉ định các nguyên liệu và công đoạn khác nhau. Ví dụ, một kanban có thể là một phiếu đặt hàng tại một trạm làm việc và một phiếu giao hàng ở trạm tiếp theo. Quan trọng nhất, mỗi vé Kanban cần tham chiếu đến quy trình làm việc trước đó. Điều này cho thấy rõ ràng các vật liệu, bộ phận và số lượng cần nhận từ trạm trước.

>> Tìm hiểu thêm: phần mềm quản lý công việc dự án tại Biên Hoà tốt nhất hiện nay

Lợi ích khi sử dụng hệ thống Kanban

loi-ich-khi-su-dung-he-thong-kanban

Lợi ích khi sử dụng hệ thống Kanban

Không dễ dàng sử dụng hệ thống Kanban để kiểm soát sản xuất. Nó đòi hỏi nhiều yếu tố quan trọng mà không phải tổ chức nào cũng đạt được, chẳng hạn như cấu trúc hạ tầng xã hội tốt, hệ thống dây chuyền sản xuất có tính kỷ luật cao, hệ thống an toàn thông tin kỹ thuật của nhân viên và các thành phần vệ tinh.

Tuy nhiên, nếu đảm bảo được các yếu tố trên thì phương pháp Kanban sẽ mang lại lợi ích to lớn cho các công ty, tổ chức như:

  • Tiết kiệm tối đa nguyên liệu, phụ liệu, vật tư vận hành trên dây chuyền sản xuất.
  • Đảm bảo độ chính xác khi sản xuất sản phẩm.
  • Đảm bảo đúng thời hạn và không bị chậm hợp đồng.
  • Tối ưu hóa sự phân công lao động để chu kỳ sống của sản phẩm thay đổi nhanh chóng.
  • Kanban kết nối năng lực làm việc của người lao động trên dây chuyền sản xuất và tạo ra một môi trường làm việc được kiểm soát cao.
  • Kanban góp phần hình thành một nền văn hóa doanh nghiệp hiện đại, hiệu quả và có tính kiểm soát cao.
  • Cải thiện hiệu suất và ý thức làm việc của nhân viên.

Phân loại Kanban:

  • Kanban vận chuyển (transport kanban): Đây là loại Kanban dùng để thông báo cho việc cần chuyển chi tiết, sản phẩm từ công đoạn trước cho công đoạn sau.
  • Kanban sản xuất (production kanban): Đây là loại Kanban dùng để thông báo cho phòng sản xuất để bù vào lượng hàng đã giao đi.
  • Kanban cung ứng (supplier kanban): Đây là loại dùng để thông báo cho nhà cung cấp biết cần phải giao hàng.
  • Kanban tạm thời (temporary kanban): Kanban được phát hành có thời hạn trong các trường hợp bị thiếu hàng.
  • Kanban tín hiệu (signal kanban): Là loại dùng để thông báo kế hoạch cho các côngđoạn sản xuất theo lô

>> Xem thêm: tải phần mềm quản lý công việc bằng excel miễn phí nhanh chóng

Các nguyên tắc hoạt động của hệ thống Kanban

  • Các chi tiết luôn được chuyển từ giai đoạn trước sang giai đoạn sau.
  • Nếu bạn không nhận được Kanban, quá trình sản xuất sẽ không bắt đầu.
  • Mỗi thùng sản phẩm trong dòng hàng phải chứa một thẻ Kanban với thông tin chi tiết về sản phẩm, địa điểm sản xuất, địa điểm giao hàng và số lượng.
  • Mỗi thùng sản phẩm, khay phải chứa số lượng quy định. Số lượng không bao giờ quá cao hoặc quá thấp.
  • Những chi tiết hay phế phẩm cho công đoạn sau sẽ không được giao.
  • Khoảng thời gian giao hàng và số lượng kanban nên được giữ ở mức tối thiểu.

Nguyên lý vận hành của hệ thống Kanban

Phương pháp Kanban dựa trên 5 nguyên tắc cơ bản sau đây:

phuong-phap-kanban-hieu-qua

Phương pháp Kanban hiệu quả

  • Trực quan hóa quy trình làm việc: Các dự án yêu cầu kiến ​​thức hoặc theo định nghĩa sử dụng trí óc sẽ không thể đo lường và vô hình. Do đó, điều quan trọng là phải hiểu cách hình dung quy trình làm việc của bạn để tổ chức, sắp xếp hợp lý và theo dõi công việc của bạn.
  • Giới hạn WIP (Công việc đang tiến hành – Work in Progress): Giới hạn số lượng công việc đồng thời cải thiện hiệu suất, tăng độ rõ ràng của vấn đề và lỗi, đồng thời tạo điều kiện cải tiến liên tục. Điều này giúp nhóm dễ dàng xác định vấn đề hơn và giảm chi phí cũng như nỗ lực thực hiện các thay đổi. Ngoài ra, các nhiệm vụ mới chỉ có thể được thực hiện khi các nhiệm vụ hiện có được hoàn thành, vì vậy bạn luôn có thể “kéo” công việc của mình trong suốt quá trình phát triển của mình.
  • Quản lý quy trình làm việc: Bằng cách theo dõi quy trình làm việc trong hệ thống của mình, bạn có thể xác định các vấn đề và đánh giá các cơ hội thay đổi dựa trên hiệu quả của chúng. Quy trình hướng dẫn minh bạch và rõ ràng. Mô tả rõ ràng quy trình làm việc là rất quan trọng để cho phép nhóm giao tiếp và thảo luận về các cải tiến theo cách cởi mở và thực tế, thay vì theo hướng chủ quan và cảm tính.
  • Cùng nhau phát triển: Thông qua thử nghiệm và chuẩn bị khoa học, các nhóm cần cùng nhau học hỏi và cải tiến các quy trình mà họ sử dụng.

Ứng dụng phần mềm quản trị doanh nghiệp, quản lý công việc ModunSoft

Việc quản trị doanh nghiệp, quản lý dự án sẽ dễ dàng hơn khi sử dụng app quản lý công việc ModunSoft với mô hinh kanban tiện lợi, hiện đại. Công việ chồng chất, phải giải quyết nhiều việc cùng lúc, trùng lặp các công việc có thể làm giảm hiệu suất quản lý dự án. Làm việc quá sức, lãng phí nhiều thời gian mà không đạt được hiệu quả cao như mong muốn. Phương pháp Kanban sử dụng rất dễ dàng và có tổ chức. Với một người quản lý nhóm, một người quản lý dự án kiêm nhiệm nhiều việc và nhiều người cùng một lúc, Kanban càng chứng tỏ được hiệu quả của nó.

Để lại thắc mắc của bạn cho chúng tôi qua thông tin liên lạc dưới đây, để được hỗ trợ và tư vấn nhanh chóng về phần mềm quản lý công việc với mô hình Kanban chuyên nghiệp của ModunSoft nhé.

Liên hệ

  • Hotline: (+84) 0917 63 61 69
  • Email: info@modunsoft.com
  • Trụ sở: 160/2/11 KP2, P.Tam Hoà, Biên Hoà, Đồng Nai.
  • VPGD Biên Hòa: 42A, Đường N9, KP7, P.Thống Nhất, Biên Hòa, Đồng Nai.
  • CN HCM: 422 Nguyễn Thái Sơn, Phường 5, Quận Gò Vấp, HCM.