Nếu bỏ qua kinh nghiệm quản lý cafe này bạn đã thất bại rồi đó

Mở quán cà phê đã gian nan, để quản lý quán cafe khi đi vào hoạt động lại càng khó trăm lần. Nghe qua tưởng dễ, nhưng quản lý quán cà phê là bạn sẽ phải quản lý cả nguyên liệu quá cafe, tài chính, nhân sự…

Bài viết hôm nay, ModunSoft sẽ hướng dẫn các bạn những nghiệp vụ quản lý quán cafe bao gồm: cách quản lý quán cafe từ xa, cách quản lý tài chính quán cà phê, cách quản lý nhân viên phục vụ, quản lý thu chi nội bộ. Hãy cùng xem những kinh nghiệm quán lý quán cà phê sẽ được hé lộ sau đây nhé!

Có được một cái quán nho nhỏ, bán gì cũng được, mỗi ngày có khoảng trăm khách ra vào là ước mơ mà tôi đã ấp ủ từ thời còn sinh viên. Chắc hẳn rằng các bạn cũng như tôi, chẳng ai muốn mình đi làm công cả đời cả, kinh doanh riêng là cách mình tự chủ tài chính cho cuộc sống tốt nhất.

Mục lục bài viết

1. Cách quản lý quán cafe hiệu quả tính toán nguồn thu chi chặt chẽ

2. Kinh nghiệm quản lý quán cà phê hiệu quả – Kiểm soát khâu nguyên vật liệu

3. Quản lý quán cafe – quản lý nhân sự

4. Cách quản lý từ xa với phần mềm quản lý quán cà phê Abatoba.FnB

5. Một số kinh nghiệm quản lý quán cà phê hiệu quả thu hút khách

1. Cách quản lý quán cafe hiệu quả tính toán nguồn thu chi chặt chẽ

Anh bảo rằng khi mở quán thì quan trọng hơn hết là lợi nhuận, nên anh phải quản lý thu chi nội bộ một cách chặc chẽ để không phải hao hụt tiền bạc. Bởi lẽ nói tới lui thì tiền cũng vẫn là trung tâm đầu não của quán, không tiền thì không thể duy trì hoạt động quán được.

1.1. Quản lý thu – nghiệp vụ quản lý quán cafe

“Khi quản lý quán cà phê, anh quản lý thu của cửa tiệm như thế nào?” – tôi hỏi. Anh nói về việc thu của quán thì có rất nhiều trường hợp xảy ra, lúc đầu thì anh cũng không rõ nguyên nhân tại sao có những ngày lại hụt tiền so với tổng bill cuối ngày, có khi lại dư. Sau nhiều lần thì anh đã tìm hiểu được lý do như sau:

Nhân viên thu ngân không trung thực: trường hợp này mặc dù chưa xảy ra ở quán anh. Nhưng để quản lý quán cafe hiệu quả thì cần lưu ý kỹ vấn đề này, khi tuyển chọn nhân viên thu ngân thì phải cẩn thận. Sẽ rất dễ xảy ra việc nhân viên thu ngân lấy cắp tiền của quán nếu lựa chọn một thu ngân một cách hời hợt.

Nhận tiền của khách nhưng không đưa lại: vấn đề này có 2 trường hợp xảy ra:

• Thu ngân đã thu tiền của khách nhưng lại không xuất bill trên máy tính tiền quán cafe, cũng không để tiền lại két tính tiền mà lại lấy bỏ túi riêng. Trường hợp này liên quan đến vấn đề thái độ và lòng trung thực của thu ngân.
• Trường hợp thứ 2 đó là thu ngân nhận tiền của khách nhưng lại quên đưa lại tiền thừa cho khách. Đừng nghĩ rằng như vậy sẽ tốt mà, vì mình sẽ dư được tiền. Không đâu, đôi khi khách nhớ là mình quên lấy tiền thừa và quay lại lấy thì quán sẽ bị mang tiếng “lấy tiền thừa của khách” đấy nhé. Bởi nói cách quản lý nhân sự quán cà phê không thể hời hợt được.

Quán quá đông nên thu nhầm tiền, thu thừa tiền , quên thu tiền của khách: Trường hợp này quán của anh cũng đã xảy ra trong những ngày đầu mở quán do dùng phương pháp thanh toán bằng thủ công.

Nhớ một lần khách vào order 1 ly Cappuchino với giá là 50.000đ nhưng lại nhớ nhầm giá nên tính cho khách là 65.000đ. Khi đó phải lật đật trả lại tiền thừa và xin lỗi khách. Còn những ngày đông khách, nhất là buổi tối, thì thường xuyên mất bill hoặc là tính tiền sót món làm hao hụt nguyên liệu và doanh thu của quán.

Từ đó anh chuyển sang dùng phần mềm tính tiền quán cafe để khắc phục những trường hợp đó. Từ ngày có máy thì anh không còn phải ôm đầu mà suy nghĩ tại sao lại hụt tiền tại sao lại mất bill hay là mất bàn nữa.

Tôi lia mắt nhìn quanh một vòng trong quán của anh, mặc dù không phải là buổi chiều tối nhưng kẻ ra người vào liên tục, người uống tại quán, kẻ mua mang đi cứ thế mà tiếp nối nhau. Tôi thật sự nể phục con người anh Hưng, tất cả mọi điều liên quan đến quán từ set up đến cách quản lý quán cà phê đều do một tay anh lo liệu.

Đến cả cái phong cách quán, vật dụng trang trí đều do tự tay anh thiết kế và lựa chọn. Tông màu tint là chủ đạo của quán (màu thuần khiết pha thêm trắng) tại cảm giác ấm áp và sang trọng nhưng lại khiến con người ta có cảm giác pha trộn giữa cái cổ điển và hiện đan xen.

1.2 Quản lý các khoản chi của quán cafe

Thứ hai, đối với các khoản chi phí hàng tháng cũng cần được chúng ta ghi chép lại rõ ràng chi tiết. Là một người quản lí toàn bộ hoạt động công việc kinh doanh quán, bạn cần phải cân nhắc quyết định chi tiêu số tiền hàng ngày sao cho hợp lý, chỉ chi những khoản cần thiết và phù hợp để đảm bảo có lời và giữ cho nguồn vốn luôn ổn định.

Người quản lý quán cafe cũng thường xuyên so sánh các khoản thu chi từ đó có những khoản điều chỉnh phù hợp kinh doanh và vận hành quán cafe thành công. Chỉ cần dành thời gian, mọi thứ sẽ rất đơn giản.

Nếu các khoản thu chi của quán cà phê vượt quá tầm kiểm soát của bạn hoặc hiện tại bạn chưa thể phát triển quán cà phê có quy mô lớn ngay lúc này, bạn vẫn có thể thay đổi chiến lược, tiến đến mô hình quán cà phê nhỏ hơn, để đảm bảo nguồn thu chi được cân bằng hơn.

2. Kinh nghiệm quản lý quán cà phê hiệu quả – Kiểm soát khâu nguyên vật liệu

Các khâu nhập – xuất nguyên liệu hàng ngày cũng là việc chúng ta khó kiểm soát và dễ xảy ra thất thoát nhất, đặc biệt là đối với những người mới bắt đầu và chưa có cách quản lí quán cà phê hiệu quả. Có rất nhiều vấn đề trong việc quản lý cafe – quản lý nguyên vật liệu mà bạn cần chú ý như:

•  Vấn đề định lượng nguyên vật liệu chi tiết để chế biến đồ uống hàng ngày. Với ngành đồ uống thì những nguyên liệu, hoa quả cần đảm bảo độ tươi mới với định lượng chuẩn xác. Nếu thừa quá nhiều sẽ gây lãng phí, còn thiếu sẽ không thể đảm bảo phục vụ cho khách dẫn đến làm giảm uy tín kinh doanh quán.
• Nhân viên pha chế khi pha chế đồ uống mà không dùng định lượng chuẩn xác sẽ làm ảnh hưởng đến chất lượng đồ uống và khiến khách hàng không hài lòng.
• Ngoài ra, số lượng nhập các nguyên vật liệu hàng ngày cũng phải được ghi chép và kiểm tra sát sao, đầy đủ, tránh trường hợp để quản lý kho và bên cung cấp cấu kết với nhau, khai khống số lượng nguyên liệu nhập hàng ngày để ăn chặn tiền.

Từ những vấn đề trên có thể thấy để có cách quản lý quán cà phê hiệu quả không phải là điều dễ dàng, bạn cần chú ý và học hỏi thường xuyên để có nhiều kinh nghiệm quản lý quán cafe của mình, giúp quán hoạt động tốt và đem lại lợi nhuận cao.

Để việc kiểm soát các công việc ở quán trong giai đoạn đầu hay bất kì giai đoạn nào khác được diễn ra dễ dàng, không bị lỡ công việc hay quên mất đi việc gì, dù là chi tiết nhỏ nhất. Ngay khi có ý định mở quán cà phê bạn nên viết nháp ra 1 kế hoạch đầy đủ chi tiết nhất mà bạn có thể lập sau đó tham khảo bản kế hoạch kinh doanh quán cafe và bổ sung thêm.

3. Quản lý quán cafe – quản lý nhân sự

Nhân sự là yếu tố cực kỳ quan trọng trong kinh doanh đồ uống, thái độ phục vụ, tình trạng đảm bảo chất lượng đồ uống, chất lượng sạch sẽ của cốc chén là những điều ảnh hưởng trực tiếp đến cảm nhận của khách hàng đến quán cafe của mình. Ở quán, mỗi nhân viên dù ở bất kỳ vị trí nào thì cũng phải sẵn sàng support cho nhau.

Vì vậy hãy đặt ra một bản nội quy, yêu cầu và trách nhiệm thật chặt chẽ và chi tiết cho từng bộ phận, những bộ phân như thu ngân, pha chế, phục vụ, bảo vệ… đều cần có một bản nội quy quyền hạn của mình trong nghiệp vụ quản lý quán cà phê.

Việc phân công nhiệm vụ và trách nhiệm của từng bộ phận, từng người sẽ khiến mình có thể dễ dàng nhận ra điểm mạnh điểm yếu của từng nhân viên, từ đó có những sắp xếp phù hợp hơn.

Và đừng quên có những chương trình đánh giá nhân viên định kỳ theo tháng, theo quý để khen thưởng, tăng lương và xử phạt công minh để thúc đẩy tinh thần và trách nhiệm làm việc của mỗi cá nhân.

“Điều khiển con người là điều không dễ dàng, mình cần phải biết cách dung hòa cảm xúc. Mỗi người một tính, nên em cần hiểu được từng tính cách nhân viên của mình.

Đối xử công bằng với từng người, hãy coi đây là một gia đình. Những lúc nhân viên làm sai thay vì la mắng và dùng hình thức trừng phạt thì hãy nhẹ nhàng nói chuyện và cho cơ hội rút kinh nghiệm. Đó là cách quản lý nhân sự quán cà phê vừa có tâm và đức” – anh khuyên.

4. Cách quản lý từ xa với phần mềm quản lý quán cà phê Abatoba.FnB

Khi bắt đầu kinh doanh một quán cà phê, bạn sẽ gặp rất nhiều vấn đề khó khăn và bạn không thể nào ở quán để kiểm soát và quản lý quán cà phê 24/7. Hiện nay trên thị trường có rất nhiều công cụ giúp bạn quản lý quán cafe mình từ xa. Trong đó Abatoba.FnB là một ứng dụng nổi bật với nhiều ưu điểm vượt trội.

Tôi được anh Huy chia sẻ cho một bí quyết đó là dùng phần mềm quản lý quán cafe, đơn giản và dễ sử dụng ngay trên chiến điện thoại hay laptop là đã có thể xem được tất cả những báo cáo và nghiệp vụ quản lý quán cafe của mình.

Nên mỗi khi anh đi đâu xa thì anh không còn lo lắng như trước đây, mỗi khi muốn kiểm tra tình hình hoạt động của quán thì anh chỉ cần mở điện thoại lên và check, sau đó cứ an tâm tận hưởng. Anh hay dùng phần mềm quán cafe vì nó dễ thao tác và sử dụng ngay với cả người mù công nghệ, có nhiều báo cáo chi tiết…

Còn bán hàng tại quán, thì lúc đầu anh chỉ dùng excel và sổ sách thôi. Nhưng rất tồn thời gian còn bị nhầm bill, nhầm bàn, không biết bill này đã tính tiền chưa…

Nên sau này anh mạnh dạn sắm luôn cho mình cái máy tính tiền quán cà phê, từ khi có máy thì việc order diễn ra nhanh chóng, khách không còn phải đợi lâu nữa. Mỗi bạn phục vụ đều được một cái máy tính tiền quán cà phê cầm tay, nên cũng tránh được tình trạng không biết còn bàn không, món này còn hay hết.

Mời bạn tham khảo một vài tính năng nổi bật của công cụ này. Liên hệ ModunSoft để được tư vấn

• Giao diên hiện đại, đơn giản,dễ dùng với máy tính, tablet, smartphone
• Báo cáo để quản lý tình hình công việckinh doanh cafe từ xa thông qua smartphone
• Quản lý mua bán hàng hóa, nguyên vật liệu cùng nhiểu tính năng khác,…

5. Một số kinh nghiệm quản lý quán cà phê hiệu quả thu hút khách

5.1 Tạo các chương trình tri ân, khuyến mãi

Tâm lý của khách hàng ở mọi lĩnh vực kinh doanh đó là luôn thích ưu đãi, khuyến mãi. Chính vì thế, việc tạo các chương trình tri ân, khuyến mãi vào các dịp lễ đặc biệt hoặc các món ăn pha chế đặc biệt cũng là một cách quản lý quán cafe hiệu quả để khiến khách hàng có thêm động lực đến quán cafe của mình nhiều hơn.

5.2 Cập nhập nhiều công thức nước uống mới

Nhiều quán cafe kinh doanh vào thời gian đầu rất đông khách, tuy nhiên về lâu về dài, khi cạnh tranh cùng những quán mới mở thì không còn đủ sức hút nữa. Nguyên nhân một phần do menu của quán không có nhiều sự lựa chọn món đồ uống mới mẻ, nguyên liệu đa dạng, khiến khách hàng không hứng thú và không muốn đến quán của bạn.

Việc nắm bắt những xu hướng đồ uống, nguyên liệu đang hot sẽ giúp thu hút khách hàng mới cho quán tốt hơn. Ngoài ra, đối với những khách hàng quen thuộc thì cách một khoảng thời gian có thêm món đồ uống mới sẽ giúp họ có thêm sự lựa chọn và không có thấy quán của bạn nhàm chán.

Ngoài cập nhật những loại đồ uống pha chế mới thì bạn cũng có thể đổi mới phong cách phục vụ của quán bằng cách thay đổi các loại ly, ống hút, đĩa… sử dụng trong quán hoặc hiệu quả hơn là trang trí quán theo chủ đề các mùa lễ hội như: Giáng sinh, Tết cổ truyền,… sẽ giúp khách hàng không bị chán không gian của quán cafe.

5.3 Dắt xe cho khách

Thông thường, quán nên có bảo vệ để trông giữ xe và dắt xe cho khách. Tuy nhiên, nếu quán chưa có bảo vệ và mình đang rảnh rỗi, mình có thể tự tay dắt xe cho khách.

Chắc chắn hạnh động này sẽ khiến khách hàng cảm động vì sự lịch thiệp của mình và ghi điểm tốt trong mắt khách hàng. Thử nghĩ xem, có những cô gái chân yếu tay mềm dắt xe không nổi, mình ra dắt giùm thì sẽ được ghi điểm rất cao trong phong cách quản lý quán cà phê.

5.4 Ghi nhớ tên khách hàng thân thiết

Khi một nhân viên nhớ tên khách hàng, thậm chí là sở thích, thói quen của họ, vị khách sẽ cảm thấy được coi trọng và gắn bó với quán lâu hơn. Chẳng hạn: “Chào chị Lan, chị vẫn dùng sinh tố bơ như mọi lần chứ ạ?” Họ sẽ cảm thấy mình quan trọng và được quan tâm nên mới được nhớ tên và sở thích như vậy. Họ sẽ chẳng ngại giới thiệu quán cafe của mình cho bạn bè, người thân.

5.5 Luôn đảm bảo vệ sinh

Không khách hàng nào muốn uống trong những ly bẩn hay phát hiện sợi tóc trong ly. Một quầy bar bừa bộn cũng khiến khách hàng có ấn tượng xấu về quán. Những việc chúng ta nên cải thiện: luôn rửa sạch ly cốc, giữ nơi pha chế sạch sẽ, vệ sinh dụng cụ pha chế thường xuyên.

Không gian quán cafe như bàn ghế cũng phải luôn được lau chùi và sắp xếp gọn gàng. Đây là nghiệp vụ quản lý quán cafe căn bản cần nắm vững.

5.6. Luôn giữ thái độ phục vụ niềm nở

Hãy luôn thân thiện, nhiệt tình khi khách đến, cúi chào, nói lời cảm ơn khi khách rời đi, chỉ là những hành động nhỏ nhưng thể hiện cách ứng xử có văn hóa của quán.

5.7 Thanh toán nhanh và chính xác

Việc thanh toán gần như là một bước cực kì quan trọng trong quá trình gây ấn tượng với khách hàng về quán của chúng ta. Dù có đồ uống ngon và phục vụ tốt nhưng khâu thanh toán có vấn đề, khách hàng vẫn sẽ ra về với tâm trạng không thoải mái và để lại ấn tượng xấu.

Hãy đầu tư thêm máy tính tiền quán cafe để giúp cho việc thanh toán dễ dàng hơn và nhanh chóng hơn. Và mình cũng quản lý quán cafe dễ dàng, tránh hao hụt thất thoát nữa.

Tôi từ giã anh ra về, trong đầu đã tường tận mọi vấn đề vê nghiệp vụ quản lý quán cafe. Phố đêm cũng đã bắt đầu lên đèn, hai bên đường những quán cafe cũng đã dần đông khách, trước đây tôi suy nghĩ rằng mở quán cafe là một vốn bốn lời nên người ta cứ rần rần đua nhau mở quán.

Nhưng sau khi được nghe những chia sẻ về cách quán lý quán cafe của anh Hưng thì tôi lại suy nghĩ khác, một vốn bốn lời là đối với những ai biết cách quản lý quán cafe của mình hiệu quả và để lại ấn tượng trong lòng khách hàng thì người ta mới đến ầm ầm, chứ mở ra rồi để đó không tìm cách phát triển thì chỉ 1 tháng là đã đóng cửa vì không đủ vốn để hoạt động.

Hi vọng qua những chia sẻ trên sẽ giúp bạn có được những kinh nghiệm quản lý quán cà phê hiệu quả. Tôi mong rằng những chia sẻ trên sẽ tiếp thêm động lực cho bạn, hãy theo đuổi đam mê của mình nhé. Dù khó khăn, nhưng khi vượt qua được, thì bạn đã thành công rồi đấy!