Sơ đồ Gantt là gì? Gantt Chart trong phần mềm quản lý công việc
Sơ đồ Gantt là một trong những công cụ thông minh để quản lý dự án và lập kế hoạch làm việc. Ngày nay bất cứ doanh nghiệp lớn nhỏ nào cũng cần đến công cụ hữu ích này. Để tìm hiểu thêm về biểu đồ Gantt là gì? và Gantt Chart trong phần mềm quản lý công việc giúp ích cho doanh nghiệp. Trong bài viết tổng hợp thông tin về nội dung dưới đây mà Modunsoft chia sẻ sẽ giúp bạn hiểu hơn về ưu nhược điểm của sơ đồ Gantt.
>Xem thêm: phần mềm quản lý công việc
Sơ đồ Gantt (Gantt Chart) là gì?
Sơ đồ Gantt (còn được gọi là sơ đồ ngang Gantt, biểu đồ Gantt, hoặc Gantt Chart) là một loại sơ đồ được sử dụng để phân tích các nhiệm vụ và sự kiện theo thời gian. Biểu đồ gồm hai phần chính: trục tung thể hiện tên các công việc và trục hoành thể hiện các trục thời gian cho các công việc đó. Nhìn vào sơ đồ Gantt giúp bạn dễ dàng thu thập thông tin cho từng nhiệm vụ và cho toàn bộ dự án.
>Tham khảo: phần mềm quản lý quán cafe
Các thành phần chính trong sơ đồ Gantt
Một biểu đồ Gantt hoàn chỉnh sẽ bao gồm các thành phần chính:
- Task list: Chứa các nhiệm vụ cần hoàn thành trong dự án. Ví dụ: nghiên cứu tài liệu, chọn chủ đề, viết cấu trúc chi tiết, v.v. Danh sách nhiệm vụ nằm trên trục tung (trục dọc) của sơ đồ.
- Timeline: hiển thị tổng thời gian của dự án, được chia thành các khoảng thời gian nất định. Ví dụ ngày, tuần hoặc tháng, năm. Trục thời gian được hiển thị trên trục hoành (trục ngang) của đồ thị.
- Bars: Được truyền tải một cáchrõ ràng về thời gian và tiến độ công việc.
- Milestones: Danh sách các cột mốc và sự kiện quan trọng.
- Dependencies: Kết nối các nhiệm vụ theo một thứ tự cụ thể.
- Progress: Qúa trình dự án.
- Resource assigned: Có thể là trách nhiệm bởi cá nhân hoặc nhóm để hoàn thành một nhiệm vụ.
Ưu điểm của sơ đồ Gantt
Quản lý nhiều thông tin cùng lúc
Với giao diện hiển thị sơ đồ đơn giản gồm 2 trục dọc và trục ngang làm trục chính. Sơ đồ Gantt sẽ giúp bạn hiểu thông tin một cách rõ ràng và dễ dàng quản lý nó. Đặc biệt là thời gian bắt đầu và kết thúc dự án, tiến độ, phân bổ nhiệm vụ, những người chịu trách nhiệm thực hiện dự án,…
Tăng năng suất:
Phân công công việc được hiển thị rõ ràng trong hồ sơ. Giúp mỗi cá nhân trong dự án hiểu được tầm quan trọng của từng giai đoạn của dự án. . Điều này cho phép các thành viên thực hiện công việc của họ một cách tích cực và tối ưu.
Tận dụng nguồn nhân viên hiệu quả
Sơ đồ Gantt giúp người quản lý lập kế hoạch và triển khai dự án và có cái nhìn tổng quan nhất về dự án. Điều này giúp người quản lý phân phối công việc một cách hiệu quả. Đảm bảo rằng nguồn nhân lực được tận dụng hợp lý và tối ưu.
>Chi tiết: phần mềm quản lý kho
Nhược điểm của sơ đồ Gantt
Dựa vào cấu trúc phân tích công việc đã được thiết kế sẵn
Khi người quản lý xây dựng cấu trúc phân tích công việc đồng thời với việc tạo sơ đồ Gantt. Có một rủi ro nhỏ là toàn bộ kế hoạch dự án sẽ phải được tạo lại nếu không may có sai sót trong qua trình thực hiện dự án.
Chỉ hoạt động hiệu quả cho các dự án nhỏ
Khi các nhiệm vụ và thời gian nằm trên một trang, sơ đồ Gantt nói chung có thể khó nhìn thấy trên màn hình máy tính hơn. Việc cập nhật thường xuyên cũng tốn nhiều thời gian của các nhà quản lý, đặc biệt là đối với các dự án có hàng trăm công việc.
Không đảm bảo tốt cho việc xử lý các dự án có sự ràng buộc
Thường là khi một dự án quan trọng có nhiều nhiệm vụ bắt buộc phải hoàn thành. Và trong mỗi nhiệm vụ này có các nhiệm vụ phụ. Tại thời điểm này, sơ đồ Gantt không thể được hiển thị, đó là lý do tại sao các nhà quản lý dự án không thể chỉ dựa vào biểu đồ Gantt cho các nhu cầu quản lý dự án.
Sơ đồ Gantt trong Phần mềm quản lý Công việc ModunTask
Phần mềm quản lý dự án ModunTask với giao diện sơ đồ Gantt tích hợp là một lựa chọn thú vị và phù hợp cho các nhà quản lý.Vì nó cung cấp tất cả các công cụ họ cần để quản lý một dự án từ đầu đến cuối. Nhờ tính năng hiển thị tự động của công việc dưới biểu đồ Gantt, người quản lý có thể theo dõi dự án từ nhiều góc độ khác nhau như Kanban, checklist, …
Mỗi phần mềm đều có ưu nhược điểm và thể hiện dưới nhiều góc nhìn khác nhau. Phần mềm ModunTask cho phép người dùng tạo một dự án phức tạp với các nhiệm vụ nhỏ trong mỗi nhiệm vụ. Việc cập nhật dự án cũng nhanh chóng và dễ dàng. Một tính năng cực kỳ hữu ích nữa là phần mềm ngay lập tức gửi thông báo đến những người tham gia dự án khi có thay đổi. Một số phần mềm còn tích hợp công cụ trò chuyện nội bộ.
Lời kết
Hy vọng qua bài viết được tổng hợp trên đây, bạn đọc có thể hiểu được Biểu đồ Gantt là gì và chúng được ứng dụng như thế nào trong việc quản lý các công việc, dự án, v.v. Biểu đồ Gantt này cũng cho phép bạn tự lên kế hoạch cho mọi công việc trong tương lai.
