Phần mềm quản lý thu chi excel tốt nhất dành cho các doanh nghiệp

Phần mềm quản lý thu chi excel giúp doanh nghiệp rút ngắn thời gian và hạn chế sai sót trong việc quản lý thu chi cho nhà hàng, quán cafe, cửa hàng. Thay vì dùng excel hay sổ sách để quản lý doanh thu, chi phí một cách thủ công giờ đây chủ shop không cần phải ở cửa hàng cũng có thể nắm được toàn bộ hoạt động mua vào bán ra một cách chi tiết nhất.

Phần mềm quản lý thu chi excel là gì?

Như các bạn đã biết, Excel được biết đến như một công cụ quản lý hàng tồn kho và quản lý, thanh toán đơn giản. Phần mềm quản lý thu chi excel là phần mềm tính tiền có in phiếu thu chi trên Excel sẽ giúp bạn quản lý hiệu quả hơn việc thu chi của doanh nghiệp mình.

Ưu nhược điểm khi sử dụng phần mềm quản lý thu chi excel

Quản lý thu chi bằng excel với những ưu điểm sau

Quản lý tiền bằng Excel không chỉ cho phép bạn theo dõi thu nhập và chi phí của công ty mà còn phù hợp cho các cá nhân quản lý chi tiêu của chính họ. Phương pháp này rất phổ biến vì nó có những ưu điểm thiết thực trong việc quản lý thu nhập và chi phí.

• Thống kê chi tiết về thu nhập và chi tiêu theo từng khoản mục hàng ngày, hàng tuần, hàng tháng giúp bạn dễ dàng quản lý và đánh giá tình trạng thu chi của mình.
• Số liệu chính xác, rõ ràng sẽ giúp bạn hoạch định thu chi một cách khoa học và hiệu quả hơn.
• So sánh bản tóm tắt chi tiêu hàng tháng với chi tiêu thực tế của bạn và lập kế hoạch cân đối thu nhập và chi tiêu một cách khôn ngoan nhất.
• Bạn có thể cập nhật dữ liệu và thêm bớt danh mục một cách nhanh chóng và chủ động.
• Chi phí đầu tư và sử dụng thấp.

Nhược điểm của phần mềm quản lý thu chi bằng excel

• Để quản lý thu chi bằng Excel, các hàm và công thức trong Excel rất phức tạp nên người dùng cần phải làm quen với Excel.
• Nếu bạn cần quản lý quá nhiều thông tin, phần mềm sẽ chậm và không linh hoạt trong việc thống kê và theo dõi.
• Khó phân tích thống kê quản lý trên Excel nên chỉ phù hợp với các doanh nghiệp mới thành lập.
• Nó không an toàn lắm và bạn có thể dễ dàng bị mất các tập tin của mình.

>> Xem thêm: top 10 phần mềm quản lý bán hàng đa kênh tốt nhất hiện nay

Doanh nghiệp nào có thể sử dụng phần mềm quản lý thu chi excel?

Tại các công ty khởi nghiệp quy mô nhỏ, không có nhiều giao dịch phức tạp. Chủ doanh nghiệp có thể dễ dàng theo dõi tình hình kinh doanh của mình bằng cách sử dụng tệp Excel để quản lý thu nhập và chi phí. Điều này cũng tương tự với các nhà hàng và cửa hàng.

Tuy nhiên, khi số lượng giao dịch tăng lên, công việc kế toán trở nên phức tạp và rất bất tiện khi quản lý bằng Excel. Do đó, khi các doanh nghiệp phát triển về quy mô, các công ty thường chuyển sang hoặc sử dụng phần mềm kế toán ngay từ đầu để không bị mất công chuyển dữ liệu sau này.

>> Tham khảo: 10 phần mềm hỗ trợ bán hàng tiện lợi

Các nội dung thường có trong phần mềm quản lý thu chi Excel

Để tạo một mẫu tệp Excel hiệu quả cho việc quản lý công ty hoặc thu nhập và chi phí cá nhân, người dùng phải đưa nội dung sau vào tệp của họ:

• Thông tin tài liệu: Số đơn đặt hàng, ngày (về thu nhập và chi phí của công ty)
• Thông tin giao dịch: tên người điều hành, chi tiết giao dịch (thu nhập và chi phí của công ty)
• Thông tin về tài khoản dồn tích: thu nhập/chi phí, nội dung, số tiền, ghi chú (nếu có)

>> Đọc thêm: phần mềm quản lý bán hàng phù hợp cho tất cả các cửa hàng

Cách tạo một file quản lý thu chi bằng excel đơn giản theo mẫu

Mẫu excel quản lý thu chi đơn giản bao gồm

• Bảng phân tích chi tiết về doanh số bán hàng: Với mẫu đơn giản này, bạn có thể thu thập tất cả dữ liệu trong một bảng. Tiêu chí bảo hành: Đơn giản – Nhanh – Gọn
• Bảng thống kê thu nhập và chi tiêu, số dư: Bảng này áp dụng khi bạn cần theo dõi thu nhập và chi phí của nhiều loại quỹ. Như tiền mặt, ngân hàng A, ngân hàng B, ngân hàng C, tiền đô la …

Để tạo ra bảng này, bạn chỉ cần dữ liệu của bảng kê bên trên nhưng không có cột tồn kho

Thống kê các mục tiền bạn đã khai báo bên bảng DATA bạn đã lưu trữ

Dùng hàm Sumif để gọi dữ liệu, trong đó viết =SUMIF(cột chứa thông tin tài khoản, số tài khoản tiền, cột tiền thu/chi)

Đối với File thu chi Excel chuyên nghiệp

Nhiều công ty có sử dụng nhiều tài khoản ngân hàng, lúc này bạn sẽ cần:

• Danh sách tài khoản: Nhập tài khoản ngân hàng của bạn, danh sách các tài khoản tiền mặt tại đây. Ngoài ra, chỉ tạo thư mục này một lần. Nếu có bất kỳ thay đổi nào, bạn sẽ cần truy cập chúng để chỉnh sửa. Thông tin danh sách tài khoản tiền mặt của công ty bao gồm số tài khoản, tên tài khoản và tên ngân hàng.
• Sổ quỹ từng tài khoản: Sổ quỹ tiền gửi tại từng ngân hàng giúp bạn biết được thu nhập – chi phí – hàng tồn kho của mọi giao dịch. Đây là một báo cáo khá thông dụng.
• Nếu Excel ở mức cơ bản, việc tạo báo cáo này không dễ dàng. Tuy nhiên, với ứng dụng quản lý thu chi chuyên nghiệp, bạn có thể chọn và xem ngày tháng chỉ bằng một cú nhấp chuột.
• Báo cáo thu chi tiền tổng hợp: Vì có nhiều tài khoản tiền gửi ngân hàng, cùng tiền mặt thì với báo cáo tổng hợp thu chi tiền bạn sẽ biết được tổng số dư từng tài khoản và của tất cả tài khoản.
• Báo cáo số dư cho từng chi nhánh hoặc cửa hàng: Báo cáo này chỉ dành cho các công ty có nhiều chi nhánh và cửa hàng lớn.