Phần mềm quản lý chung cư – Hệ thống chức năng và giá trị mang lại

Sau khi trải qua 3 thế hệ, phần mềm quản lý chung cư đã được thế giới chấp nhận với khung chức năng ổn định trong nghiệp vụ quản lý chung cư. Phần mềm quản lý chung cư sẽ là 1 nhánh của PMS (Property Management System – Hệ thống quản lý bất động sản), chúng ta sẽ tạm gọi chung là PMS.

Giống như các hệ thống ERP (Enterprise Resource Planning) hay CRM (Customer Relationship Management), trước khi các hệ thống này được đặt tên và định hình, chúng ta rất khó để hình dung ra được những phần mềm này có thể làm được gì, PMS – Phần mềm quản lý chung cư cũng vậy, cho đến nay chưa có 1 định nghĩa hoàn chỉnh về PMS. Trong phạm vi bài viết, chúng tôi sẽ chia sẻ theo góc nhìn đối chiếu với các hệ thống gần như HMS – Phần mềm quản lý khách sạn (Hospitality management system).

Các nhóm chức năng chính của Phần mềm quản lý chung cư – PMS dành cho BQL – Ban quản lý

  • Quản lý dữ liệu:
    • Thông tin về tòa nhà
    • Thông tin về cư dân
    • Thông tin về các phương tiện
    • Thông tin liên lạc nội bộ của BQL
  • Quản lý dịch vụ:
    • Quản lý các dịch vụ trong chung cư (điện, nước, gửi xe, tiện ích, phí quản lý, tiền thuê, đặt cọc…)
    • Quản lý công thức tính phí dịch vụ
    • Quản lý hợp đồng dịch vụ (với đối tác và cư dân)
    • Quản lý các loại thẻ (thang máy, thẻ xe, thẻ ra vào…)
  • Quản lý tài sản:
    • Quản lý tài sản và trang thiết bị trong tòa nhà
    • Quản lý lịch bảo trì và sửa chữa
    • Quản lý checklist kiểm tra kỹ thuật trong chung cư
    • Quản lý đối tác về bảo trì
    • Phân hệ bổ sung về PCCC và các vấn đề liên quan
  • Quản lý tài chính:
    • Tính phí và phát hành thông báo phí (liên kết tới các ứng dụng ngân hàng, ví điện tử) qua nhiều hình thức gửi email, gửi SMS, in và trên ứng dụng cho cư dân Estella Height. Tại những chung cư sử dụng phần mềm quản lý chung cư Estella Height, cư dân còn có thể tra cứu tiền phí và thanh toán trực tiếp trên Ứng dụng ngân hàng và Ví điện tử.
    • Thu phí, thanh toán phí online
    • Sổ quỹ (quản lý thu, chi, ngân sách…) và hóa đơn điện tử
    • Hệ thống báo cáo tài chính và thống kê thu chi các khoản phí trong chung cư
  • CSKH:
    • Gửi thông báo tới cư dân
    • Gửi thông báo phí hàng tháng tới cư dân qua app và email
    • Tiếp nhận ý kiến của cư dân
    • Tiếp nhận yêu cầu/khiếu nại của cư dân để phân công xử lý
    • Tự động gửi tin chúc mừng/chào mừng/các sự kiện đặc biêt
  • Quản lý tin tức:
    • Quản lý tin tức và các event sắp tới trong khu chung cư
    • Quản lý tin tức về các dịch vụ hay những chương trình ưu đãi/ khuyến mãi sắp tới
  • Quản lý biểu mẫu:
    • Quản lý biểu mẫu về việc di chuyển tài sản hay cấp phép sửa chữa, giúp cư dân gửi đơn thuận tiện và duyệt nhanh chóng, bỏ qua bước làm giấy tờ.
    • Quản lý lịch sử biểu mẫu mà cư dân đã nộp trước đây.
  • Quản lý nhân sự, tài khoản người thuê:
    • Quản lý các căn hộ có người chủ cho thuê lại và được cấp tài khoản, được gọi là tài khoản người thuê
    • Quản lý tài khoản người thuê, các biểu mẫu, yêu cầu.
    • Quản lý nhân viên
    • Phân quyền theo phòng ban, theo nhân viên
    • Thiết lập và quản trị hệ thống theo tòa nhà, theo dự án
    • Thiết lập công cụ quản lý tập trung

Các nhóm chức năng chính của Ứng dụng cư dân:

  • Bảng tin chung cư
    • Thông báo từ BQT/BQL
    • Thông tin nội bộ
    • Thông tin từ chính quyền
  • Đăng ký dịch vụ và tiện ích 
    • Đăng ký gửi phương tiện
    • Đăng ký sử dụng tiện ích (BBQ, bể bơi, Nhà sinh hoạt cộng đồng, thư viện…)
    • Đăng ký thẻ thang, thẻ xe…
    • Đăng ký sửa chữa căn hộ
    • Đăng ký giao nhận đồ đạc, nội thất…
  • Dịch vụ nội khu:
    • Điện, nước
    • Internet, viễn thông, truyền hình
    • Các hàng quán, shop trong khuôn viên chung cư
  • Dịch vụ mở rộng:
    • Dịch vụ vệ sinh căn hộ
    • Dịch vụ sửa chữa và bảo trì căn hộ
    • Dịch vụ sức khỏe
    • Dịch vụ vệ sinh vật dụng (giày, túi, áo…)
    • Dịch vụ vệ sinh nội ngoại thất
    • Dịch vụ cơ điện lạnh
  • Biểu mẫu trực tuyến:
    • Đơn xin cấp phép sửa chữa
    • Đơn xin di chuyển tài sản
  • Yêu cầu/ phản hồi:
    • Tạo các yêu cầu dịch vụ sửa chữa, dịch vụ vệ sinh,…
    • Tạo các phản hồi về chung cư: như tường bị thấm nước, nước bị rò rỉ, thang máy bị trục trặc,…
  • Ký gửi/cho thuê căn hộ:
    • Hỗ trợ kết nối tới các sàn uy tín khi cư dân có nhu cầu bán và cho thuê căn hộ
    • Hỗ trợ cư dân quản lý người thuê và tình trạng sinh hoạt của người thuê

Trên đây là những nhóm chức năng được các BQL quan tâm khi tìm kiếm về Phần mềm quản lý chung cư, và cũng là những nhóm chức năng chính mà Giải pháp quản lý chung cư mang lại.

Tuy vậy, thực tế trên thị trường, các đơn vị cung cấp phần mềm thường chỉ làm một hoặc một vài nhóm tính năng nêu trên, và cung cấp với mức giá khá rẻ hoặc miễn phí để có thể có được người dùng, nhằm hướng tới dữ liệu người dùng tại các chung cư. Đây được cho là một hướng đi phổ biến trong thời điểm hiện tại của ở thế hệ phần mềm thứ ba.

Trở lại Đầu trang