Bảo vệ dữ liệu (data) khách hàng trong bán hàng online

Dự vào kinh nghiệm nhiều năm giúp đỡ các doanh nghiệp và đội nhóm bán hàng online chống mất dữ liệu khách hàng, chúng tôi đề xuất giải pháp để chống mất dữ liệu khách hàng dựa vào việc sử dụng hiệu quả phần mềm quản lý doanh nghiệp bán hàng online Modun.

Việc chống mất dữ liệu khách hàng, thì quan trọng nhất là phải tìm hiểu nguyên nhân có thể gây ra việc mất dữ liệu này và phòng trước khi chống. Qua nhiều năm làm việc chúng tôi có rút ra một số nguyên nhân và giải pháp sau:

Quy trình quản lý data khách hàng đối với bên ngoài: kênh marketing, website, dữ liệu đẩy sang các bên thứ 3 (vận chuyển),…

– Đối với marketing:

+ Nguyên nhân: Khi các đơn vị bán hàng chạy quảng cáo trên các nền tảng như facebook thì data khách hàng họ để lên trên comment rất dễ bị đối thủ dùng tool quét và lấy mất dữ liệu.

+ Giải pháp: Cần phải có nhân sự trực page và dùng phần mềm ẩn số điện thoại như Palbox

– Đối với website hoặc landing page:

+ Nguyên nhân: có thể bị cài cắm các mã độc để khi dữ liệu khách hàng để lại có thể bị đẩy sang một form của bên khác

+ Giải pháp: bạn cần phải có đội ngũ lập trình website tốt và tin tưởng, hoặc cần phải thuê các đơn vị làm website hoặc landing page có uy tín.

– Đối với bên vận chuyển:

+ Nguyên nhân: khi đẩy data mà không dùng đồng bộ API có thể gây ra trường hợp file data đó bị lộ thông tin khách hàng.

+ Giải pháp: Nên sử dụng phần mềm quản lý đơn hàng như Modun để đẩy dữ liệu sang bên vận chuyển tự động bằng API, hoặc có thể tách tệp dữ liệu khách hàng ra thành 2 phần khác nhau để không có 1 tệp dữ liệu đầy đủ.

Quy trình quản lý data khách hàng đối với nội bộ: data sẽ đi qua các bộ phận nào, vị trí nào được quyền xem gì và thao tác gì trên data đó,…

– Bộ phận marketing:

+ Nguyên nhân 1: Có thể bị mất data nếu file data khách hàng gom vào một chỗ mà không được phân quyền xem cụ thể cho từng nhân viên marketing

+ Giải pháp: Dùng phần mềm quản trị đơn hàng để đẩy data khách tự động từ các nguồn về và gán tự động cho marketing, phân quyền thao tác data trên phần mềm

+ Nguyên nhân 2: Cho phép nhân viên marketing xuất dữ liệu hàng loạt,…

+ Giải pháp: Chỉ có cấp quản lý có đủ độ tin tưởng thì mới được quyền xuất dữ liệu ra tệp và cần phải có mục đích sử dụng chính đáng.

– Bộ phận bán hàng:

+ Nguyên nhân 1: Có thể bị mất data nếu cho phép tất cả nhân viên bán hàng cùng xem trên một tệp dữ liệu khách hàng mà không được phân chia cụ thể ra theo từng nhân viên bán hàng

+ Giải pháp: Dùng phần mềm quản lý đơn hàng như Modun là một giải pháp hữu hiệu với việc phân chia dữ liệu khách hàng linh hoạt, bảo vệ dữ liệu khách hàng toàn diện, các hệ thống truy vết để chống mất dữ liệu nội bộ

+ Nguyên nhân 2: Cho phép nhân viên bán hàng xuất ra excel

+ Giải pháp: chỉ cần thao tác trên phần mềm là đủ nghiệp vụ mà không cần phải xuất ra file excel

+ Nguyên nhân 3: Trong các danh sách dữ liệu khách hàng, không ẩn thông tin khách hàng

+ Giải pháp: với phần mềm quản lý đơn hàng như Modun bạn có thể ẩn số điện thoại, ẩn thông tin khách hàng một cách linh hoạt.

– Bộ phận kế toán:

+ Nguyên nhân: Có thể bị mất data nếu kế toán có thể tiếp cận toàn bộ dữ liệu khách hàng và xuất ra tệp excel

+ Giải pháp: phần mềm quản lý đơn hàng đã có đầy đủ tính năng và phân quyền cụ thể cho các thao tác nghiệp vụ của kế toán mà không cần phải xuất dữ liệu khách hàng ra file ngoài.

– Bộ phận kho:

+ Nguyên nhân: Bộ phận kho có thể gây ra mất đơn nếu dữ liệu khách hàng đẩy xuống hàng loạt mà chưa ẩn đi số điện thoại khách hàng

+ Giải pháp: phần mềm quản lý đơn hàng như Modun đã có giải pháp ẩn số điện thoại trên các phiếu yêu cầu xuất kho, tránh thất thoát data từ bộ phận kho.

– Bộ phận vận đơn:

+ Nguyên nhân: Dùng file excel hoặc drive để theo dõi vận đơn thủ công có thể gây ra tình trạng mất đơn hàng loạt do lưu file trên máy tính cá nhân hoặc tài khoản drive cá nhân không được bảo mật thông tin.

+ Giải pháp: Thay vì phải theo dõi thủ công trên file drive hoặc excel, chung ta có thể theo dõi vận đơn trực tiếp trên phần mềm. Nền tảng phần mềm Modun hoàn toàn cung cấp đủ cho chúng ta có thể thao tác nghiệp vụ vận đơn. Trường hợp tích hợp API vận chuyển thì có thể theo dõi tình trạng đơn hàng đi thực tế trên phần mềm.

– Bộ phận CSKH:

+ Nguyên nhân: Có thể gây ra mất các dữ liệu thành công nếu không được phân chia dữ liệu cho từng nhân viên CSKH

+ Giải pháp: trên phần mềm đã có cách tính năng phân chia dữ liệu khách hàng một cách linh hoạt, bảo mật và an toàn, có truy vết hoạt động của nhân sự trên phần mềm. Việc này giúp bảo mật data khách hàng mà vẫn tăng hiệu quả làm việc của bộ phận CSKH

Trên đây là một chia sẻ của chúng tôi về nguyên nhân và giải pháp chống mất data khách hàng. Rất mong các bạn góp ý để chúng tôi có thể hoàn thiện hơn giải pháp giúp các khách hàng của mình hoạt động kinh doanh hiệu quả hơn.

Cám ơn các bạn đã bớt chút thời gian đọc phần chia sẻ của chúng tôi!