- Trang chủ
- »
- Phần mềm theo yêu cầu
- »
- Phần mềm quản lý công việc nhóm – Công cụ không thể thiếu để quản lý nhân viên từ xa
Phần mềm quản lý công việc nhóm – Công cụ không thể thiếu để quản lý nhân viên từ xa
Ngày nay, những doanh nghiệp thường xuyên phải thực hiện dự án theo cách làm việc nhóm ngày càng phổ biến. Đặc biệt trong thời điểm dịch bệnh đang diễn ra phức tạp như ngày nay, làm việc từ xa là điều không thể tránh khỏi. Vì vậy, việc ứng dụng phần mềm quản lý công việc nhóm ngày càng trở nên cần thiết hơn. Bài viết dưới đây chúng tôi sẽ nêu rõ những ưu điểm và tính năng mà phần mềm này mang lại.
Tại sao doanh nghiệp nên sử dụng phần mềm quản lý công việc nhóm?
Phần mềm quản lý công việc nhóm là một hệ thống hay giải pháp phần mềm giúp người nhóm trưởng quản lý và theo dõi quá trình phân công, hoàn thành công việc, tiến độ công việc trong toàn công ty. Nhóm trưởng phân công công việc và nhiệm vụ tiếp theo sao cho đúng người, đúng việc, tạo hiệu quả công việc cao.
Giúp phân bổ công việc
Ứng dụng làm việc nhóm giúp người quản lý có thể quản lý tập trung mọi công việc của công ty trong một hệ thống. Dễ dàng quản lý mọi công việc cho từng bộ phận hoặc từng nhân viên. Dễ dàng phân công công việc, phân công nhân viên và có đủ thời gian để hoàn thành công việc. Đặc biệt, phần mềm tạo ra một môi trường làm việc mở, trong đó mọi người đều có thể dễ dàng tương tác, trao đổi thông tin nhằm giải quyết công việc một cách hiệu quả.
Tăng hiệu suất công việc
Mọi công việc được tải lên hệ thống phần mềm đều có thời hạn xử lý nên mỗi thành viên tham gia công việc đều có một mốc hoàn thành công việc cụ thể. Giúp hoàn thành công việc đúng quy trình nhanh chóng và đúng hạn. Các thành viên tham gia làm việc có thể tương tác với nhau, tương tác online với sếp trực tiếp trên hệ thống phần mềm quản lý công việc. Để được tư vấn phương hướng làm việc, nhằm nhanh chóng khắc phục những “nút thắt” trong công việc.
Mặt khác, phần mềm cho phép người quản lý thiết lập KPI để tính toán kết quả công việc. Chỉ số KPI được đo lường và thống kê dựa trên số lượng và chất lượng công việc đã hoàn thành đúng hạn. Nhờ đó, nhân viên có động lực để hoàn thành công việc của mình tốt hơn, giúp tăng năng suất và hiệu quả.
Làm việc nhóm hiệu quả hơn
Trong mùa Covid này, với sự linh hoạt của phần mềm quản lý công việc nhóm. Nhân viên ngày nay thậm chí có thể liên lạc tại nhà hoặc tham gia cuộc họp tại một địa điểm từ xa. Thay vì đợi họ quay lại, luôn có công việc đang diễn ra và sự hợp tác diễn ra ở khắp mọi nơi. Một ứng dụng làm việc nhóm dựa trên nền tảng đám mây cho phép người dùng làm việc và kết nối mọi lúc, mọi nơi. Người dùng có thể sử dụng phần mềm ngay trong ứng dụng web hoặc di động của mình ở bất kỳ đâu có kết nối internet.
Vai trò của phần mềm quản lý công việc nhóm trong doanh nghiệp?
Để khắc phục những thiếu sót của quy trình làm việc thủ công, một ứng dụng đã ra đời. Tương tự như mục tiêu này, phần mềm quản lý công việc nhóm giúp bạn giải quyết các vấn đề đang tồn đọng trong một nhóm nhân viên với nhau.
- Lập kế hoạch công việc chi tiết: Điều này mang lại hiệu quả thiết thực. Tất cả nhân viên trong nhóm đều nói rõ những việc cần phải làm.
- Phân công nhiệm vụ rõ ràng: Ngoài việc liệt kê khối lượng công việc, phần mềm quản lý công việc nhóm còn có sự phân chia nhiệm vụ rõ ràng. Nhờ vậy, sẽ không có tình trạng nhân viên áp đặt trách nhiệm cho người khác.
- Theo dõi tiến độ kết quả hoàn thành công việc: quy trình làm việc được hiển thị đầy đủ trong ứng dụng. Người quản lý chỉ cần vài thao tác đơn giản trên phần mềm có thể dễ dàng theo dõi hiệu suất của từng nhân viên.
- Báo cáo kết quả công việc: Việc trang bị các mẫu báo cáo được xác định trước cho thấy mức độ hiệu quả của nhóm đang diễn ra như thế nào. Việc này giúp nhanh chóng và tiết kiệm rất nhiều thời gian và tiền bạc. Các báo cáo này cung cấp cho các nhà quản lý một cái nhìn đánh giá hợp lý.
Tiêu chí để lựa chọn phần mềm quản lý công việc nhóm hiệu quả
Giao diện dễ sử dụng
Hiện nay, rất nhiều ứng dụng quản trị nước ngoài có khả năng phân tích dữ liệu và quản lý từng hoạt động rất chính xác. Tuy nhiên, giao diện phần mềm vẫn chưa thực sự tập trung vào trải nghiệm người dùng. Một số phần mềm chỉ có phiên bản tiếng Anh, điều này gây khó khăn khi sử dụng, đặc biệt là đối với người dùng không biết tiếng Anh.
Được trang bị tính năng tích hợp
Một ứng dụng quản lý làm việc nhóm tốt sẽ giúp người quản lý dễ dàng lập kế hoạch và chỉnh sửa các số liệu thống kê, báo cáo. Việc tích hợp đa chức năng trên cùng một nền tảng giúp các công ty tiết kiệm thời gian. Đồng thời, hệ thống giúp mọi người kết nối và trao đổi thông tin dễ dàng hơn.
Chi phí hợp lý
Đây là một yếu tố quan trọng mà nhiều công ty cần cân nhắc khi đưa ra lựa chọn. Thực sự không có bất kỳ phần mềm miễn phí nào hoàn toàn hiện nay vì chúng sẽ có những chức năng ẩn khác. Nên đầu tư một khoản tiền hợp lý để tối ưu hóa hoạt động và hiệu quả.
Quản lý công việc đa chiều
Đối với các công ty lớn, đây có lẽ là tiêu chí được ưu tiên hơn cả. Vì không dễ dàng để quản lý nhiều phòng ban cùng một lúc. Quản lý công việc đa chiều, tổng hợp tình trạng dự án giúp người quản lý đỡ vất vả hơn trong việc quản lý tình hình và đưa ra phán đoán đúng đắn.
Phần quyền công việc theo từng cấp bậc
Hầu hết các ứng dụng ngày nay đều sử dụng tính năng giao nhiệm vụ theo phân cấp. Việc phân công nhiệm vụ cho từng cấp, từng cá nhân sẽ thúc đẩy mọi người làm việc hiệu quả hơn. Ngoài ra, người quản lý cũng có thể dễ dàng theo dõi tiến độ công việc. Trên cơ sở này, bạn có thể đánh giá khả năng làm việc của mình một cách công bằng và minh bạch.
Tính năng nhắc nhở, cảnh báo
Chức năng này đóng vai trò như một “lời nhắc nhở” giúp các thành viên có liên quan ghi nhớ công việc và hoàn thành đúng thời hạn. Điều này cũng giúp họ không bỏ sót bất kỳ nhiệm vụ quan trọng nào. Ngoài ra, việc nhắc nhở liên tục tạo ra sự chủ động trong việc sắp xếp công việc cho các thành viên.
Tham khảo 5 phần mềm quản lý công việc nhóm tốt nhất hiện nay
Phần mềm quản lý công việc nhóm ModunSoft
Phần mềm quản lý công việc nhóm ModunSoft là phần mềm quản lý và tổ chức công việc nhóm theo mô hình dự án. Phần mềm ModunSoft giúp các công ty quản lý tất cả các dự án và làm việc tập trung trong một hệ thống duy nhất. Tăng hiệu quả công việc, nâng cao hiệu suất, tiết kiệm chi phí và thời gian,…Đặc biệt trong mùa Covid này việc các thành viên phải họp trên phần mềm là điều không thể tránh khỏi.
Phần mềm quản lý công việc nhóm của ModunSoft có nhiều tính năng hay giúp người quản lý và nhân viên quản lý các công việc như lập kế hoạch, theo dõi tiến độ công việc, bàn bạc công việc trực tiếp nhanh chóng…
MODUN SOFT là công ty phần mềm làm việc thống nhất, trực tuyến cho doanh nghiệp lớn nhỏ trên khắp cả nước. Với nhiều năm kinh nghiệm cùng đội ngũ nhân viên chuyên nghiệp, luôn đặt khách hàng là yếu tố quan trọng đầu tiên để cống hiến và phát triển hơn mỗi ngày. Áp dụng phù hợp cho mọi loại mô hình doanh nghiệp, khả năng mở rộng quan hệ và cộng tác không giới hạn. Liên hệ ngay với chúng tôi qua hotline 0917 63 61 69 nếu bạn cần tư vấn thiết kế phần mềm quản lý công việc nhóm chuyên nghiệp, giá rẻ tại ModunSoft
Thông tin liên hệ:
- Hotline: (+84) 0917 63 61 69
- Email: info@modunsoft.com
- Trụ sở: 160/2/11 KP2, P.Tam Hoà, Biên Hoà, Đồng Nai.
- VPGD Biên Hòa: 42A, Đường N9, KP7, P.Thống Nhất, Biên Hòa, Đồng Nai.
- CN HCM: 422 Nguyễn Thái Sơn, Phường 5, Quận Gò Vấp, HCM.
Những ưu điểm nổi trội mà phần mềm quản lý công việc nhóm ModunSoft mang lại:
- Lập một kế hoạch làm việc nhóm chi tiết, cẩn thận và tỉ mỉ.
- Phân công hiệu quả công việc phù hợp với kỹ năng chuyên môn của từng nhân viên.
- Chức năng trao đổi thông tin được tối ưu hóa, tag thành viên nhanh chóng. Chia sẻ dữ liệu hoặc hình ảnh cũng thuận tiện hơn.
- Công việc được cập nhật linh hoạt. Phần mềm được hỗ trợ các tính năng có thể hoạt động tốt trên PC, máy tính xách tay hoặc máy tính bảng, điện thoại,…miễn là nó được kết nối với internet.
- Hệ thống báo cáo tổng thể và chi tiết. Các biểu mẫu có thể thay đổi cấu trúc linh hoạt tạo sự thuận tiện cho người sử dụng.
Link dùng thử: https://app.kaizensme.com/
User: info@kaizensme.com
Pass: kaizensme.com
Những tính năng mà Phần mềm quản lý công việc nhóm ModunSoft cung cấp
Quản lý công việc
Phần mềm ModunSoft cung cấp vô số tùy chọn để quản lý công việc: làm việc cá nhân, làm việc nhóm, nhiệm vụ con, công việc mang tính lặp đi lặp lại, các mẫu công việc đặt trước … Vì số lượng nhiệm vụ và nhiệm vụ con (nhiệm vụ, nhiệm vụ con) là không giới hạn, bạn có thể ủy quyền công việc cho người khác nếu cần thiết. Tính năng checklist task và tự động hóa quy trình để đảm bảo công việc của bạn chạy trơn tru và không có gì bị bỏ sót.
Ngoài ra phần mềm còn cung cấp tính năng tính thời gian bắt đầu và kết thúc giờ làm việc, cài đặt lịch làm việc, việc cần làm hàng ngày,…giúp cho nhân viên và quản lý dễ dàng theo dõi công việc của mình.
Quản lý dự án
Phần mềm ModunSoft không giới hạn dự án công việc, cùng với biểu đồ Gantt và lập kế hoạch khối lượng công việc của nhân viên. Cho phép bạn chỉ định giờ và số lượng nhân viên cho một dự án để việc theo dõi và quản lý công việc hợp lý hơn. Trong một dự án, công việc được phân chia thành nhiều vai trò, vị trí khác nhau nhằm giúp người quản lý kiểm soát tốt hơn công việc. Hỗ trợ nhóm của mình hay đơn giản là theo dõi dự án mà mình không tự tạo và quản lý theo ý muốn.
Quản lý khách hàng
Nếu bạn đang tìm kiếm một giải pháp quản lý dự án để xử lý công việc của khách hàng, bạn sẽ đánh giá cao hệ thống CRM của ModunSoft. Bạn có thể tạo các dự án trực tiếp trong hệ thống CRM. Bạn muốn báo giá hoặc lập hóa đơn cho khách hàng trong nhiều giờ làm việc? ModunSoft có thể giúp bạn tiếp thị qua email, hỗ trợ qua điện thoại, báo cáo bán hàng và nhiều chức năng khác mà hệ thống CRM sẽ làm hài lòng bạn.
Quản lý tài liệu
Công việc của bạn có liên quan đến một số lượng lớn các tài liệu và tập tin? Bạn đừng lo vì phần mềm đã được hỗ trợ các chức năng lưu trữ và chia sẻ tệp nhanh chóng. Ngoài ra, với các tùy chọn chỉnh sửa trực tuyến và ngoại tuyến, bạn có thể dễ dàng đồng bộ hóa tài liệu trên nhiều thiết bị, để có thể quản lý công việc của mình mà không cần Internet.
Chi tiết: dự án phần mềm quản lý dự án công ty bất động sản phúc khang chuyên nghiệp
Ứng dụng Slack
Đây là một trong những ứng dụng làm việc theo nhóm phổ biến được các doanh nghiệp lựa chọn. Các teams thích sử dụng ứng dụng này vì nó miễn phí và mang tính chuyên nghiệp cao. Bất kỳ ai cũng có thể giữ liên lạc và trao đổi thông tin thông qua hệ thống nhắn tin. Người quản lý nhóm cũng có thể sử dụng ứng dụng để tổ chức các cuộc trò chuyện riêng biệt.
Các tin nhắn trước đó đều được lưu trong lịch sử hội thoại. Những người tham gia sau vào nhóm chat vẫn có thể theo dõi thông tin trước đó. Điều đặc biệt là bạn có thể sử dụng ứng dụng này để liên lạc với nhau bằng chức năng cuộc họp ngắn tiện lợi.
Phần mềm quản lý công việc nhóm Trello
Một phần mềm làm việc nhóm phổ biến khác là Trello. Giao diện phần mềm được thiết kế đơn giản với màu xanh lam nhẹ nhàng. Để làm việc hiệu quả với ứng dụng này, bạn có thể tạo board. Dễ dàng tạo danh sách những việc cần làm trên mỗi board. Bạn có thể gửi lời mời từ bạn bè đến đồng nghiệp, sếp, quản lý để cộng tác với bạn trên board.
Những người được phân quyền truy cập đều có thể theo dõi các hoạt động, danh sách công việc hiện có hoặc tạo danh sách của riêng bạn. Ứng dụng này đã nhận được nhiều công dụng vì nó miễn phí và tuyệt vời để làm việc trong các nhóm lớn hoặc nhỏ.
Dropbox trên Clound
Dropbox là ứng dụng xây dựng nhóm chuyên nghiệp được nhiều công ty sử dụng. Với phần mềm quản lý công việc nhóm, các thành viên ở các địa điểm khác nhau có thể dễ dàng kết nối để cộng tác. Các tệp mà mọi người tải lên và lưu trên đám mây khi sử dụng Dropbox đều có thể được nhìn thấy và sử dụng.
Thông tin và tập tin được lưu trữ trong các thư mục rất tiện lợi. Điều này cũng giúp làm việc với Dropbox dễ dàng hơn. Điểm ưu việt của phần mềm này là không mất phí khi sử dụng.
Phần mềm quản lý công việc Google Hangouts
Một trong những chương trình phổ biến nhất mà rất nhiều người sử dụng là Google Hangouts. Với phần mềm quản lý công việc nhóm, bạn có thể làm việc nhóm bằng cách gọi điện video, trò chuyện tin nhắn cá nhân, trò chuyện tin nhắn nhóm. Người dùng có thể dễ dàng gửi ảnh, tệp tin trong khung chat dễ dàng.
Những câu hỏi thường gặp tại ModunSoft
Sử dụng phần mềm quản lý công việc nhóm ModunSoft có phức tạp không?
Với phần mềm quản lý công việc nhóm ModunSoft đều được trang bị các tính năng sử dụng thân thiện cho các thiết bị di động như iPad, iPhone và điện thoại thông minh. Chỉ với thao tác click và chạm đơn giản giúp cho công việc trở nên dễ dàng và tiện lợi.
Xem thêm: phần mềm quản lý lịch làm việc kim long – dự án mới nhất
Phần mềm quản lý công việc nhóm ModunSoft có bảo mật thông tin dữ liệu tốt không?
Với tính năng bảo mật tuyệt đối bạn không cần phải lo về việc thông tin dữ liệu trên phần mềm bị lộ ra ngoài trừ trường hợp bạn để lộ tài khoản của mình cho người khác.
Các thành viên trong nhóm có thể xem tài liệu trong phần mềm quản lý công việc nhóm được không?
Nếu nhóm trưởng (Admin) phân quyền truy cập cho bất kỳ thành viên nào trong nhóm thì người đó hoàn toàn có thể xem, theo dõi và chỉnh sửa tài liệu trên phần mềm nhanh chóng, dễ dàng.
